Tietosuojakuvaus

Tietosuojakuvaus on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), tietosuojalain (1050/2018), sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelylain (703/2023) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) määräyksiä noudattaen.  

Hembyllä arvostamme yksityisyyttä ja pyrimme tarjoamaan jokaiselle turvallisen ja miellyttävän käyttö- ja palvelukokemuksen. Samanaikaisesti haluamme ymmärtää tarpeita luoda kiinnostavaa sisältöä ja palvella asiakkaita mahdollisimman hyvin. Keräämällä dataa useasta eri lähteestä ja hyödyntämällä sitä voimme parantaa käyttökokemusta ja palvelua. 

Tämä tietosuojakuvaus koskee Hembyn sekä sen puolesta toimivien palveluntarjoajien suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Kolmansien osapuolten omaan lukuunsa tekemää käsittelyä kuvataan niiden omissa tietosuojaselosteissa. Hembyn tekemät tietojen luovutukset kuvataan kohdassa 7.  

Tiivistelmä 

Hemby Oy käsittelee henkilötietojasi tarjotakseen koti- ja hoivapalveluita sekä niihin liittyviä digitaalisia palveluita. Käsittelemme yksilöinti- ja yhteystietoja, palvelun tuottamiseen liittyviä asiakastietoja, sosiaalihuollon asiakastietoa, laskutustietoja sekä palvelun ja verkkosivujen käytöstä syntyviä teknisiä tietoja. Käsittelyn perusteena on sopimus, lakisääteiset velvoitteet tai suostumus. Keräämme vain palvelun edellyttämät tiedot, suojaamme ne asianmukaisesti emmekä myy henkilötietoja. Säilytämme tietoja vain tarvittavan ajan; sosiaalihuollon asiakastietoa säilytetään lakisääteiset ajat. Sinulla on lain mukaisin edellytyksin oikeus tarkastaa, oikaista ja poistaa tietojasi sekä rajoittaa ja vastustaa käsittelyä. Lisätiedot ovat alla, ja voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@hemby.fi. 

1. Rekisterinpitäjä 

Hemby Oy (jäljempänä "Hemby" tai "me") 
Y-tunnus: 2910554-3 
Sähköpostiosoite: info@hemby.fi 
Postiosoite: Itämerenkatu 3B, 00180 Helsinki  

Hemby on rekisterinpitäjä, kun asiakas on tehnyt sopimuksen suoraan Hembyn kanssa. Palvelusetelillä järjestetyssä palvelussa rekisterinpitäjä on setelin myöntänyt hyvinvointialue, ja Hemby toimii palveluntuottajana, joka kirjaa tiedot hyvinvointialueen rekisteriin. Tämä kuvaus koskee tietoja, joiden rekisterinpitäjä on Hemby. Palvelusetelipalvelussa syntyneitä asiakastietoja koskevat pyynnöt osoitetaan hyvinvointialueelle, ja välitämme ne tarvittaessa eteenpäin. 

Hembyn kirjaama asiakastieto on tavanomaista tai sosiaalihuollon asiakastietoa. Hembyllä ei ole potilasrekisteriä. 

2. Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilö ja yhteystiedot  

Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilönä toimii Hembyn toimitusjohtaja Richard Nordström.  

richard@hemby.fi 
+358 10 299 8 299  

Vastuuhenkilö vastaa siitä, että Hemby toteuttaa, ylläpitää ja valvoo henkilötietojen käsittelyn asianmukaisuutta, tietosuojaa ja säädöstenmukaisuutta. Vastuuhenkilön ollessa estyneenä sijaisena toimii teknologiajohtaja Aleksi Hoffman. Vastuuhenkilön tai sijaisen vaihtuessa tiedot päivitetään tähän tietosuojakuvaukseen. 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 

Asiakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, kun tietoja tarvitaan palvelun tilaamiseen, tuottamiseen ja laskutukseen. Lakisääteisten velvoitteiden perusteella käsittelemme tietoja esimerkiksi sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamista ja säilyttämistä sekä kirjanpitoa varten. Suostumukseen perustuu vapaaehtoinen käsittely, johon olet antanut luvan, kuten mainonnan kohdentaminen evästeillä. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja kehittääksemme liiketoimintaamme ja voimme kerätä teknistä tietoa käyttäjistä verkkosivuvierailuiden ja sovellustemme käytön yhteydessä.  

Hemby käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:  

• Hembyn palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, toimittaminen, tuottaminen ja suunnittelu.  

• Hembyn ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen, kehittäminen sekä seuranta.  

• Hembyn asiakaspalautteen, mielipidekyselyiden toteuttaminen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen, seuranta ja analysointi.  

• Henkilötietoja käsitellään myös tilausten, laskutuksen, yhteydenottojen, asioinnin, rekrytoinnin ja raportoinnin tarpeisiin sekä Hembyn liiketoiminnan kehittämiseen.  

• Teknistä tietoa voidaan käyttää verkkosivujen ja sovellusten toiminnan analysointiin ja palveluiden kehittämiseen.  

4. Rekisterin tietosisältö 

Keräämme Hembyn palveluita käyttäviltä henkilöasiakkailta, työnhakijoilta, työntekijöiltä sekä yhteistyökumppaneilta palveluiden toimittamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Lisäksi voimme kerätä teknisiä tietoja käyttäjistä verkkosivuvierailuiden ja sovellustemme käytön yhteydessä.  

Voimme kerätä ja käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja palveluita toimittaessamme, työnhakijoilta ja työntekijöiltä:  

1. etu- ja sukunimi 

2. yhteystiedot (osoite, puhelinnumero & sähköpostiosoite) 

3. sukupuoli 

4. syntymäaika ja henkilötunnus 

5. kielitaito 

6. asiakasnumero 

7. palvelukäynteihin liittyvät tiedot (palvelusuunnitelma, sisältö ja hinnoittelu) 

8. sosiaalihuollon asiakastietoa, kuten asiakkaan palvelutarvetta, palvelun suunnittelua ja toteutusta koskevia kirjauksia 

9. muut asiakkaan, työnhakijan ja työntekijän itse antamat henkilötiedot (asiakkuuteen tai työsuhteeseen liittyvät toiveet, suostumukset, kiellot, rajoitukset tai muut vastaavat tiedot) 

10. tietoja, joita asiakkaat antavat arvioidessaan palveluitamme tai antaessaan palautetta  

Voimme kerätä esimerkiksi seuraavia teknisiä tietoja verkkosivustomme ja digipalveluidemme käytön yhteydessä:  

1. Käyttötiedot: vierailun ajankohta ja kesto, käytetyt sivut ja toiminnot. 

2. Laite- ja yhteystiedot: IP-osoite, käyttöjärjestelmä, internet-palveluntarjoaja sekä selaimen tai sovelluksen tunniste.  

3. Lokitiedot: palvelulle tehtyjen pyyntöjen ajankohta ja kohde sekä niihin liittyvät käyttäjätunnisteet ja edellä mainitut laite- ja yhteystiedot.  

Tietojen minimointi 

Keräämme ja käsittelemme vain palvelun tarjoamisen ja lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Sovelluksemme eivät pyydä tarpeettomia laiteoikeuksia, ja käyttö- ja analytiikkatiedoissa pyrimme käyttämään anonymisoitua tai pseudonymisoitua tietoa. Palvelun ja sovellusten käytöstä syntyvät tiedot käsitellään vain tarpeellisessa laajuudessa ja poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita. Kehitys- ja testikäytössä käytettävä aineisto anonymisoidaan. 

5. Säännönmukaiset tietolähteet 

Keräämme henkilötietoja palveluiden tarjoamisen sekä verkkosivujemme ja sovellustemme käytön yhteydessä. 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme asiakkailtamme, käyttäjiltä, asiakkaan omaiselta tai edunvalvojalta. Joissain tapauksissa tiedot voivat tulla hyvinvointialueen vastaavalta toimielimeltä. Tietoja saadaan esimerkiksi verkkolomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Asiakastyötä tekevä henkilöstö kirjaa palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot.  

6. Evästeet 

Hembyn verkkosivustolla ja sovelluksissa voidaan käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita, kuten tägejä ja pikseleitä. Eväste on pieni tiedosto, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle. Se voi sisältää tunnisteen, jonka avulla palvelua käyttävät selaimet ja laitteet voidaan erottaa toisistaan ja laskea. 

Evästeet jaetaan kolmeen ryhmään, jotka näkyvät myös evästebannerissa: 

• Ehdottomasti välttämättömät evästeet, joita palvelun toiminta ja evästevalintasi muistaminen edellyttävät. 

• Suorituskyvylliset evästeet, joilla mitataan käyttöä palveluiden kehittämiseksi. 

• Kohdentavat evästeet, joilla Hembyn omaa mainontaa kohdennetaan ja sen tuloksellisuutta mitataan. 

Suorituskyvylliset ja kohdentavat evästeet otetaan käyttöön vain suostumuksellasi, jonka voit antaa ja perua evästeasetuksista. 

Käytämme verkkosivuston käytön mittaamiseen ja Hembyn mainonnan kohdentamiseen analytiikka- ja mainontakumppaneidemme, kuten Googlen, Metan ja Microsoftin, palveluita. Palveluissa käsitellään käyttö- ja teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita ja evästetunnisteita. Kumppaneiden suorittamasta tietojen käsittelystä ja kansainvälisistä tiedonsiirroista kerrotaan kohdissa 7 ja 8.  

7. Tietojen luovutukset 

Hembyn organisaation sisällä henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. 

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat tallennetaan Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon. Asiakirjat kuuluvat Hembyn tai palvelusetelin myöntäneen hyvinvointialueen rekisteriin kohdan 1 mukaisesti. Asiakkaalle annetaan Kanta-informointi, jossa kerrotaan tietojen käytöstä ja luovutuksista sekä asiakkaan oikeuksista, luovutusluvista ja kielloista. 

Emme luovuta henkilötietoja Hembyn organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista ehdoista sovellu: 

Palveluntarjoajat: Hembyn puolesta toimivat palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ohjeidemme ja käsittelysopimusten mukaisesti. Hemby vastaa niiden käyttämisestä henkilötietojen käsittelyssä. Osa vastaanottajista, kuten kohdassa 6 kuvatut kumppanit omiin tarkoituksiinsa käsittelemiensä tietojen osalta, toimii rekisterinpitäjänä ja vastaa omasta käsittelystään. 

Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset.  

Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietojasi voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille. Tällaisessa tilanteessa takaamme henkilötietojen luottamuksellisuuden ja tiedotamme asiakkaitamme ennen tietojen siirtoa tai tietosuojakuvauksen vaihtumista. 

Suostumus: Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. 

Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, saatavien perimiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

Analytiikka- ja mainontakumppanit: Kohdassa 6 kuvatuille kumppaneille voidaan suostumuksesi perusteella luovuttaa verkkosivuston ja sovellusten käytöstä kerättyä tietoa, josta henkilöä ei voida suoraan tunnistaa.  

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle 

Hembyn asiakastietojärjestelmään tallennetut asiakastiedot ja sosiaalihuollon asiakastieto sekä niiden varmuuskopiot säilytetään EU/ETA-alueella. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.  

Osa käyttämistämme ulkopuolisista palveluista, kuten kohdassa 6 kuvatut analytiikka- ja mainontakumppanit sekä karttapalvelut, voi käsitellä esimerkiksi IP-osoitteita, evästetunnisteita ja osoitehakuja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Siirtoperusteena on EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys (EU–U.S. Data Privacy Framework) siihen sertifioituneiden vastaanottajien osalta ja muutoin Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet (SCC) sekä tarvittavat lisäsuojatoimet. 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.  

Sähköistä henkilötietoaineistoa säilytämme suojatuilla palvelimilla, joita hallinnoimme yhdessä palveluntarjoajiemme kanssa. Sähköinen henkilötietoaineisto on aina suojattu salasanalla. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.  

Asiakastiedot ja muut arkaluonteiset henkilötiedot suojataan erityisen huolellisesti. Pääsy näihin tietoihin on rajattu vain niille työntekijöille ja palveluntuottajille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, ja pääsyä valvotaan ja lokitetaan. Tiedot on salattu sekä tiedonsiirrossa että tallennettuina, ja henkilöstöä sekä palveluntuottajia sitoo salassapitovelvollisuus. Tietojen käsittelyä ohjaavat Hembyn tietoturvasuunnitelma ja siihen liittyvät tietoturvakäytännöt. 

10. Tietojen säilytysaika 

Hemby säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin palveluiden tarjoaminen tai lakisääteiset velvoitteet edellyttävät. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta ja käsittelyn tarkoituksesta. Sosiaalihuollon asiakastietoa säilytetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelylain (703/2023) mukaisesti. Seuraava taulukko koskee sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, ei kaikkia asiakassuhteisiin liittyviä tietoja:  

Teknisten ja palvelun käytöstä syntyvien tietojen säilytysajat määräytyvät käyttötarkoituksen mukaan: 

• Verkkosivujen käyttö- ja analytiikkatiedot: säilytetään enintään 14 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan. 

• Sovellusten ja järjestelmän lokitiedot: säilytetään lokiarkistossa 12 kuukautta (365 vuorokautta), minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti. Virheiden ja häiriöiden selvittämistä varten ylläpidetään lisäksi hakukelpoista kopiota, jonka säilytysaika on 30 vuorokautta. Lokitietoja käytetään tietoturvan ylläpitämiseen, virhetilanteiden selvittämiseen ja väärinkäytösten havaitsemiseen. 

• Asiakastietojen käytön lokitiedot (käyttöloki): asiakastietojen katselusta ja käsittelystä syntyvät lokitiedot säilytetään 12 vuotta asiakastietolain (703/2023) mukaisesti, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti. 

11. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot, vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä lain mukaisin edellytyksin pyytää tietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä. Lakisääteisesti säilytettäviä tietoja ei voida poistaa pelkän pyynnön perusteella (ks. kohta 10). Kun käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyllä on oikeus saada toimittamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti. 

Rekisteröity voi esittää oikeuksiaan koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle esimerkiksi sähköpostitse osoitteeseen info@hemby.fi. Henkilöllisyys varmistetaan suojatulla tavalla ennen tietojen antamista. Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti viimeistään kuukauden kuluessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle (https://tietosuoja.fi). 

Asiakas voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointiin, myös siihen liittyvään profilointiin. Kielto ei estä palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista asiakasviestintää, kuten käynteihin tai laskutukseen liittyviä viestejä.  

Sovelluksen käytön lopettaminen ja tietojen poistaminen 

Voit lopettaa Hembyn sovellusten käytön milloin tahansa ja pyytää sinua koskevien tietojen poistamista ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Poistamme tai anonymisoimme sinua koskevat henkilötiedot, joita ei ole säilytettävä lakisääteisen velvoitteen perusteella (ks. kohdan 10 säilytysajat). Sovelluksen poistaminen laitteelta ei yksinään poista palveluun tallennettuja tietoja, vaan varsinainen poisto tehdään pyynnöstä edellä kuvatulla tavalla. Pyynnöstä toimitamme myös kopion sinua koskevista tiedoista. 

12. Automaattinen päätöksenteko 

Hemby ei tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia (EU:n tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Kohdassa 6 kuvattuun mainonnan kohdentamiseen voi liittyä kiinnostuksen kohteiden arviointia eli profilointia. Mahdollisista henkilötietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista tiedotetaan rekisteröidyille ja viranomaisille säädösten mukaisesti.  

13. Tietosuojakuvauksen päivittäminen 

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja voimme muuttaa tätä tietosuojakuvausta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Löydät ajantasaisen version verkkosivuiltamme.  

14. Yhteydenotto 

Mikäli sinulla on lisäkysymyksiä tietosuojakäytäntöihimme liittyen, voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@hemby.fi.  

Päiväys: 17.9.2026